ניהול מסמכים מתקדם הוא הבסיס לניהול יעיל בכל ארגון. תיוג נכון של המסמכים היוצאים והנכנסים, קטלוג שיטתי של המידע ואפיון ממוקד של תכולת כל מסמך. חיוניים לתפקוד טוב של הארגון.
כוחו של הארגון טמון ביכולתו להתמודד ולנהל נכון את כמויות המידע הגדולות הנצברות במסמכים ובאמצעי התיעוד הרבים המצויים ברשותו ולבצע איתור מהיר ושימוש מושכל במידע הקיים.

NT-Docsמבית תבונה-מילניום הינו פתרון מערכתי המבוסס על תשתיותSharePoint 2010 לטיפול בצורה יעילה במסמכים, בניהול תהליכי עבודה ארגוניים תוך קישור אל אוסף המסמכים ורשומות המידע השונות.
NT-Docs מבוסס על שילוב מיטבי של מתודולוגיות לניהול מידע ועל היכולת הטובה של SharePoint 2010 לניהול תוכן ולעבודה עם מסמכים מסוגים שונים.

NT-Docs מאפשר ניהול תהליכי עבודה באמצעות Workflow דינאמי והצגת מסמכים ורשומות הקשורים אליהם. הגדרת התהליכים למסמכים נעשית בהתאם לסוג ולמאפיינים נוספים.
ניתן לבצע קישור וחיבור למגוון סביבות עבודה ובסיסי נתונים וכן למערכות Legacy בארגון.

הטיפול במסמכים מאפשר: תיוג מתוחכם של מסמכים לפי נושאים ותתי נושאים,הקבצה לפי עורכים, לפי יחידות ועובדים, לפי יעדים ועוד. הגדרת מידע נלווה (Meta-data) עשיר לכל מסמך, מעקב סטטוס של המסמך בתהליך, הגדרת הרשאות היררכיות לעיון ולעדכון מסמכים, יכולות חיפוש ואחזור מתקדמים, יצירת מילון מונחים ארגוני וקבלת התראות אודות שינויים שבוצעו במסמך בתדירות מיידית או בתדירות אחרת. המערכת תומכת בשיתוף של מספר נמענים לטיפול בו זמנית במסמך.

NT-Docs משתלב בפתרונות נוספים מבית תבונה מילניום, לשיפור יכולות המשרד הממוחשב; פורטל ארגוני, ניהול החלטות ומשימות, טפסים ממוחשבים, ניהול נהלים ועוד.


ערך עסקי ותועלות לקוח:

• הגברת הנגישות למסמכים ולמידע במהירות ואמינות
• קישור ושיתוף מסמכים לתהליכים ולנהלים מתאימים
• שיתוף בין משתמשים מרובים לעריכת מסמכים ופסקאות
• יעילות בתהליכי יצירת מסמכים משותפים
• ניהול גרסאות מתקדם
• מנגנון חיפוש ואחזור מתקדם כולל יכולות חיפוש מורפולוגי
• שימור מידע וידע בארגון
• הגנה על מידע חסוי והגדרת הרשאות ייעודיות לפי מאפיינים שונים
• מנגנון קטלוג וניהול פריטי מידע בשיטות שונות
• מעקב ובקרה אחר תהליכים, מסמכים ופריטי מידע בטיפול
• שילוב טבעי ומשלים לניצול מיטבי של 2010Office
• יכולת קלה ופשוטה להגדרת תהליכים וקישורם לסוגי מסמכים בלי מתכנתים או הכשרות
• ניהול תהליכי העבודה והמסמכים ברמת ארגון / מחלקה / יחידה / עובד
• מנגנון התראות מתקדם